Dal 1° gennaio 2019 l’Italia sarà il primo paese della Comunità Europea a rendere obbligatoria la fatturazione elettronica tra privati, in ottemperanza alla legge 27 dicembre 2017 n.205 (cfr art. 1 comma 909). Per le cessioni di carburanti e i subfornitori nell’ambito di un contratto con la Pubblica Amministrazione, l’obbligo è anticipato al 1° luglio 2018. I motivi che hanno portato a questa scelta epocale sono molteplici, ma il principale è la necessità da parte del Fisco di contrastare in maniera più efficace l’evasione e le frodi. Gli altri obiettivi riguardano la semplificazione del rapporto tra contribuente e Agenzia delle Entrate e la riduzione dei costi amministrativi per le imprese.
Nei prossimi anni, anche gli altri Paesi della Comunità Europea seguiranno l’esempio italiano, nell’ottica di proseguire la creazione di un Mercato Unico Digitale Europeo, che sta prendendo forma grazie a nuovi provvedimenti e regolamenti, come il General Data Protection Regulation (GDPR), il regolamento dell’Unione Europea in materia di trattamento dei dati personali e di privacy entrato in vigore lo scorso 25 maggio.
I vantaggi per le aziende
L’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica va vista come un’opportunità per le aziende. L’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano ha calcolato che, per un’azienda che emette 3000 fatture l’anno, il passaggio alle fatture elettroniche porterà un risparmio tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura. Per le aziende più piccole, dovrebbe attestarsi tra gli 1,8 e i 3,7 euro a fattura. Questo risparmio deriva da una serie di fattori: non dover stampare su carta, non dover spedire, non dover conservare in uno spazio fisico le fatture cartacee. Oltre al risparmio economico, vanno considerati il ridotto rischio di falsi e duplicazioni, e la riduzione degli errori e dei tempi di pagamento che una completa automazione e integrazione dei processi tra privati, e tra privati e Pubblica Amministrazione, dovrebbe portare con sé.
Come funziona la fatturazione elettronica
Con l’obbligo della fatturazione elettronica, tutte le fatture tra privati residenti in Italia (persone fisiche e giuridiche) dovranno essere nel formato elettronico XML. L’invio e la ricezione delle fatture dovrà avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate, e già in uso da giugno 2014 per la Pubblica Amministrazione. Vediamo nel dettaglio, le caratteristiche e le problematiche da tenere in conto quando si avrà a che fare con l’emissione o la ricezione di una fattura elettronica.
1: Il Sistema di Interscambio
Il Sistema di Interscambio (SdI) è un sistema informatico online creato ad hoc dall’Agenzia delle Entrate per semplificare la procedura di emissione e ricezione della fattura elettronica. È lo stesso che professionisti e aziende già utilizzano quando si interfacciano con la Pubblica Amministrazione. Attraverso il SdI si possono eseguire diverse operazioni: emettere una fattura digitale in formato XML, inviare e ricevere le fatture elettroniche, controllare le informazioni contenute nelle fatture.
2: Il formato XML
Per la produzione, trasmissione e archiviazione delle fatture elettroniche è stato scelto il formato Extensible Markup Language (XML). Questo linguaggio informatico permette di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando le informazioni così come previsto dalla legge. Il Sistema di Interscambio distingue tre tipi di file: il file FatturaPA, che può contenere una fattura singola o un lotto di fatture; il file archivio, ovvero un file compresso (esclusivamente in formato zip) contenente uno o più file FatturaPA; il file messaggio, che può essere ad esempio una notifica di scarto, una ricevuta di consegna, una notifica di decorrenza dei termini, ecc.
3: Obbligo della firma digitale
Su tutte le fatture elettroniche è obbligatoria la presenza della firma digitale del mittente. La firma serve per garantire l’autenticità delle informazioni contenute nella fattura, compresa l’identità dell’autore della stessa. Le persone fisiche possono dotarsi di firma digitale rivolgendosi ai certificatori autorizzati dall’Agenzia per l’Italia Digitale o alla Camera di Commercio.
4: La marca da bollo virtuale
Non potendo apporre fisicamente la marca da bollo sulle fatture elettroniche, il versamento dell’imposta va effettuato telematicamente. Il contribuente deve quindi fare affidamento alla marca da bollo virtuale, del valore di 2 euro per ogni fattura emessa. L’importo totale viene pagato tramite modello F24 con codice tributo 2501, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
5: Canali di trasmissione
I canali di trasmissione ammessi per la trasmissione della fattura elettronica al Sistema di Interscambio, sono la Posta Elettronica Certificata (PEC), un web service o un File Transfer Protocol (FTP). L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei servizi appositi: una procedura via web, una Mobile App e un software da scaricare sul proprio PC. Se si decide di utilizzare un canale web service o FTP, è necessario accreditarsi al SdI per ottenere il Codice Destinatario di sette cifre da inserire al momento della compilazione della fattura.
6: Canali di ricezione
La fattura elettronica viene recapitata da parte del SdI attraverso PEC, web service o FTP. L’indirizzo telematico per la ricezione delle fatture va registrato presso l’Agenzia delle Entrate. Nel caso in cui si decidesse di appoggiarsi a un intermediario per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche, il Codice Destinatario da inserire al momento della registrazione sarà quello dell’intermediario.
7: La fattura elettronica B2C
Le fatture elettroniche indirizzate a soggetti privi di partita IVA saranno messe a disposizione del destinatario nel suo cassetto fiscale, sul sito dell’Agenzia delle Entrate. In questo caso, chi invia la fattura elettronica è tenuto a fornire una copia della stessa in formato elettronico o cartaceo al destinatario, il quale potrà decidere se utilizzare solo la fattura presente nel proprio cassetto fiscale.
8: Controlli sulle fatture
Per ogni fattura ricevuta, il Sistema di Interscambio effettua dei controlli formali. Nel caso in cui il controllo dia esito negativo, al mittente viene recapita (entro cinque giorni) una ricevuta di scarto; in questo caso, la fattura si considera non emessa, e il mittente ha cinque giorni di tempo per inviarla corretta al SdI. Se il controllo risulta positivo, il SdI recapita la fattura al ricevente, e in caso di esito positivo invia al trasmittente una ricevuta di consegna.
9: Data di emissione e di consegna
In una fattura elettronica, la data di emissione è quella riportata nel documento, e si può vedere aprendo il file XML_PA nella sezione Dati Generali al campo Data. La data è attestata dai canali telematici di ricezione: PEC, web service o FTP. Nel caso in cui la fattura superi in modo positivo la fase di controllo da parte del SdI, il mittente riceverà una ricevuta di consegna, che riporterà la data di ricezione da parte del destinatario. Nel caso in cui la fattura elettronica sia emessa nei confronti di un committente consumatore finale (B2C), o un soggetto che rientra nel cosiddetto regime di vantaggio o forfettario, o un produttore agricolo, la data di ricezione coincide con quella in cui è stata messa a disposizione del destinatario all’interno della sua area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate, il suo cassetto fiscale.
10: Mancata consegna per cause tecniche
Nel caso in cui la fattura elettronica non sia consegnata per problemi tecnici, che non dipendono dal SdI, il committente troverà la fattura all’interno della propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate; la mancata consegna verrà comunicata al soggetto che ha trasmesso la fattura tramite l’invio di una ricevuta. Toccherà al fornitore, per il quale la fattura si considera emessa, comunicare al committente la presenza dell’originale della fattura elettronica nell’area a lui riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Tale comunicazione potrà avvenire anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica. In questo caso, la data di ricezione sarà quella di presa visione del documento messo a disposizione sul sito dell’Agenzia delle Entrate da parte del committente.
11: Fattura rifiutata dal ricevente
Una fattura elettronica che ha superato il controllo automatico da parte del SdI, potrebbe essere rifiutata da parte del ricevente. In questo caso, esistono due possibilità: la remissione della fattura o l’emissione di una nota di credito con una nuova fattura. Nel primo caso, si chiede al mittente di correggere la fattura, indicando lo stesso numero e la stessa data. Nel secondo caso, si richiedono una nota di credito e una nuova fattura, con nuova numerazione e data di emissione.
12: Le imprese esonerate dall’obbligo
Dall’obbligo di fatturazione elettronica sono esclusi i soggetti che rientrano nel regime di vantaggio o nel regime forfettario. Non rientrano nell’obbligo anche le fatture emesse da soggetti stranieri a soggetti con partita IVA italiani, così come le fatture emesse da soggetti con partita IVA italiani a soggetti stranieri. Anche se esonerate dall’obbligo, le imprese in regime forfettario o di vantaggio, nel caso in cui abbiano come fornitori imprese non esonerate dall’obbligo di fatturazione elettronica, sono tenute ad attrezzarsi per ricevere tramite il SdI le fatture a loro indirizzate. Una volta che si saranno attrezzate, niente vieta alle imprese esonerate di trasmettere le fatture elettroniche tramite il SdI.
13: La conservazione delle fatture elettroniche
A partire dal 1° gennaio 2019, le fatture elettroniche dovranno essere conservate in formato digitale. Si potrà optare per una soluzione interna all’azienda o appoggiarsi a uno dei conservatori accreditati. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di conservazione gratuito. Insieme alla fattura elettronica devono essere conservati la presa in carico e l’accettazione da parte del Sistema di Interscambio, perché sono anch’essi documenti dal valore legale.
14: La fattura cartacea
Le fatture cartacee, dal 1° gennaio 2019, non avranno più valore, a meno che chi le emette non sia esonerato dall’obbligo di fatturazione elettronica. Anche se tecnicamente non si è tenuti a pagarle, si consiglia di sollecitare l’invio della fattura in formato elettronico tramite il SdI.
15: Sanzioni
Nei casi di inosservanza dell’obbligo di fatturazione elettronica, il legislatore ha previsto delle sanzioni per i trasgressori. L’articolo 6 del D.Lgs. n. 471/1997 dispone una sanzione variabile dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’imponibile non documentato o comunicato in maniera errata.
