Sovraccarico di lavoro: come gestirlo in 5 pratiche mosse

Il problema del sovraccarico di lavoro è piuttosto frequente in ambito startup, dove spesso il poco personale che si trova a gestire le fasi di avvio della nuova iniziativa imprenditoriale deve fare i conti con grandi incombenze che, unitamente alla passione riposta in queste attività, favorisce l’esposizione a un maggiore rischio di esaurimento e/o di abbandono.

Ma come si può regolare le attività all’interno delle start up al fine di evitare il sovraccarico di lavoro e l’impatto che questo può avere sull’organizzazione?

Per comprendere come prevenire e gestire questo rischio, di seguito abbiamo condiviso insieme alcuni spunti che potresti trovare di utilità all’interno della tua organizzazione.

Stabilire dei limiti per evitare il sovraccarico di lavoro

Il primo consiglio che ci sentiamo di dare a tutti coloro che stanno cercando di comprendere come evitare il sovraccarico di lavoro è quello di fissare dei limiti.

Le persone che lavorano su troppi progetti, infatti, tendono ad essere meno produttive a causa dei “costi” legati al passaggio da un’iniziativa all’altra.

Proprio per questo motivo, è consigliabile limitare il numero di incarichi di rilievo a non più di tre e verificare regolarmente il carico di lavoro proprio e dei propri collaboratori. L’occasione sarà utile anche per capire se ci sono dei compiti più semplici che possono essere scaricati ad altri.

Garantire risorse sufficienti

Capita spesso che sia quasi impossibile definire all’inizio la quantità di risorse necessarie per ottenere il risultato sperate da alcune attività di impresa.

Pertanto, è bene discutere regolarmente se siano o meno disponibili risorse sufficienti per realizzare ciò che ci si aspetta, e modificarle se necessario.

Stabilire aspettative ragionevoli

Alle persone con maggiore talento è spesso richiesto di fare due lavori contemporaneamente, come capita quando del team è assente per malattia o c’è un posto vacante da coprire in modo più o meno temporaneo a causa del blocco delle assunzioni.

Ebbene, prima di domandare alla stessa persona di sostituire temporaneamente il ruolo vacante lasciato da qualcuno che è in assenza per ferie, malattia o altre incombenze, è bene chiarire con tale persona cosa ci si aspetta, quale sia il suo effettivo carico di lavoro e quali le priorità per il lavoro che già sta seguente e per quello che dovrebbe assolvere.

È altresì buona norma condividere come verranno valutate le sue prestazioni, sapendo che è impossibile domandare il 100% per ogni lavoro ad una persona che è già oberata di incarichi.

Revisionare periodicamente l’attribuzione degli incarichi

La valutazione accorta dei team e delle risorse umane consente anche di vedere quali sono le competenze presenti nell’organizzazione e come si possano distribuire meglio gli incarichi.

Soffermarsi su questo aspetto della vita lavorativa nella startup può essere utile non solamente per evitare il sovraccarico di lavoro, quanto anche per poter massimizzare l’efficacia dei propri sforzi di business.

Farlo aprirà le porte a molte valutazioni da parte del manager, molte delle quali – forse – inattese.

Per riuscirci, prova a domandare a ogni risorsa umana di scrivere quelli che ritenga possano essere i propri talenti e le proprie capacità. Quindi, si può condividere questo breve elenco con tutto il team di collaboratori e domandare agli altri compagni di aggiungere qualcosa all’elenco, in base a ciò che sanno del loro collega.

Ripetere l’operazione per tutti i membri del team porterà a un documento molto utile: la creazione di una mappa dei talenti. Ma cosa farsene?

L’operazione non deve evidentemente essere un mero esercizio di stile, bensì uno strumento molto funzionale ad evitare il sovraccarico di lavoro e incrementare l’efficienza nella startup.

Puoi infatti usare la mappa dei talenti che hai così creato per abbinare le persone giuste alle nuove iniziative, ottenendo una migliore distribuzione del carico di lavoro che potrà togliere pressione alla persona di riferimento.

Concentrarsi su upskilling e reskilling

In un periodo storico in cui è sempre più importante aggiornare le proprie competenze, è altresì fondamentale organizzare periodici incontri con i propri collaboratori, sfruttando questi momenti per concordare gli obiettivi e valutare l’acquisizione o l’update delle skill.

Un momento di confronto come questo permette altresì di distribuire il carico di lavoro in modo più uniforme, togliendo pressione e rischi di burnout a qualche collaboratore e permettendo a tutti di contribuire in modo più efficace.

Insomma, che tu stia cercando di gestire gli effetti del tuo sovraccarico di lavoro o che voglia evitare il sovraccarico di lavoro nella tua azienda e nel tuo team, la chiarezza e la corretta comunicazione sono elementi chiave che non dovresti sottovalutare…