Riunioni di lavoro: vince la presenza, ma la tecnologia garantisce qualità e fiducia nei meeting da remoto

Dalla metà del 2021 alla metà del 2023 si è sviluppato un acceso dibattito sul tema del rientro in ufficio. I dipendenti, che apprezzano l’autonomia e il lavoro a distanza, si sono spesso opposti alle indicazioni aziendali, mentre i leader hanno perseguito la produttività in ufficio. Tuttavia, una cosa è certa: non è più possibile tenere riunioni di lavoro esclusivamente in presenza. Le riunioni di lavoro online sono ormai una realtà incontestabile anche in ottica futura.

Per questo motivo, Jabra ha condotto una nuova ricerca, Meeting great expectations: Behaviour, Emotion and Trust presso l’LSE Behavioural Lab, per comprendere le dinamiche comportamentali delle riunioni e l’impatto della tecnologia.

I risultati della ricerca di Jabra sulle riunioni di lavoro

La ricerca ha rilevato che i partecipanti alle riunioni sono più coinvolti durante il confronto “faccia a faccia” (dato del 56%) mentre, nei casi in cui si sono rese necessarie riunioni ibride, quando sono state utilizzate cuffie e videocamera professionali ottimizzate per le sale riunioni si è registrato un aumento del coinvolgimento da parte degli utenti da remoto (84%).

Poiché oggi non è più possibile per le imprese negare il lavoro ibrido, la sfida da risolvere è capire come i professionisti possono utilizzare la tecnologia di collaborazione per facilitare la stessa sensazione di fiducia. In altre parole, non è possibile eguagliare completamente le riunioni “faccia a faccia”, ma colmare il divario con la tecnologia nelle riunioni online non è mai stato così importante.

Una tecnologia di alta qualità porta a una maggiore fiducia

La fiducia è in genere più difficile da stabilire a distanza che di persona. Nelle riunioni, la tecnologia influisce sulla fiducia degli altri partecipanti. Tutti i professionisti impegnati nei meeting hanno riferito di livelli molto più elevati di fiducia e chiarezza generale quando hanno utilizzato e sperimentato tecnologie professionali di alto livello. Si è registrato un aumento del 27% nella chiarezza delle riunioni, che ha portato a un 16% in più di fiducia, a un 35% in più di espressività e a un miglioramento del 47% nella qualità dei contributi rispetto alla tecnologia integrata o di qualità inferiore.

La qualità fa crescere la fiducia

Inoltre, gli utenti che partecipavano alle riunioni di lavoro da remoto che collaboravano con altri partecipanti in smart working equipaggiati anche con video professionali hanno ottenuto valutazioni di fiducia nettamente migliori (22%) rispetto a quelli che utilizzavano l’audio e il video integrati nei loro computer portatili. Questo dimostra che non solo gli strumenti di collaborazione come il video migliorano notevolmente l’esperienza di collaborazione dei partecipanti, ma anche che i cambiamenti psicologici e comportamentali sono inestricabilmente legati alla tecnologia. Le aziende devono quindi riconoscere quanto la tecnologia professionale sia fondamentale per migliorare il coinvolgimento e la produttività dei dipendenti nelle riunioni ibride.

La cultura influisce più della tecnologia

Se da un lato si è stabilito che esiste una chiara connessione tra fiducia e tecnologia nelle riunioni di lavoro, lo studio ha anche rilevato chiare differenze culturali che hanno un impatto sui meeting indipendentemente dalla tecnologia. È emersa, per esempio, una divisione binaria di base tra i professionisti della conoscenza dei paesi occidentali e quelli asiatici per quanto riguarda la partecipazione.

Si sono inoltre riscontrate differenze statisticamente significative per quanto riguarda la “voce”; i dipendenti europei hanno intrapreso un dialogo verbale significativamente maggiore rispetto ai colleghi asiatici, indipendentemente dal fatto che stessero collaborando da remoto o da una sala riunioni. Essi hanno offerto circa il 39% in più di impegno verbale in tutti i contesti sperimentali.

Differenze di approccio

Analizzando i dati sul riconoscimento delle emozioni del volto, anche la variabile “attenzione” ha rivelato una netta differenza tra i partecipanti europei e quelli di altri continenti. Rispetto alle loro controparti europee, i partecipanti asiatici avevano livelli di attenzione più alti del 134% durante le riunioni. L’equità delle riunioni è sempre più importante per lo sviluppo professionale dei dipendenti e questa scoperta dimostra che la diversità svolge un ruolo importante nell’inclusione dei meeting. La tecnologia professionale può facilitare il crearsi di ambienti ottimali per la produttività, ma un approccio olistico attraverso la creazione di team diversi e inclusivi dal punto di vista comportamentale è fondamentale per ottenere una collaborazione veramente efficace nel futuro delle riunioni ibride.

Sean Rooney, Scientific Officer a capo dell’LSE Behavioural Lab, ha dichiarato: “Riteniamo che i risultati di questo rapporto siano utili per far conoscere le relazioni interconnesse tra fiducia, diversità e tecnologia nelle riunioni e per livellare nel tempo le condizioni di partecipazione per i dipendenti. I leader devono capire quanto sia importante l’equità delle riunioni per lo sviluppo e la soddisfazione dei dipendenti”.

Holger Reisinger, SVP di Jabra, ha dichiarato: “Non è un segreto che le riunioni in presenza siano migliori, ma poter collaborare con l’università LSE, leader mondiale del settore, per dimostrarlo è stato incredibilmente speciale. È nostra responsabilità promuovere un’interazione umana significativa nelle riunioni ibride, a un livello paragonabile alla comunicazione “faccia a faccia”, e la tecnologia professionale di alta qualità è un investimento essenziale per sbloccare la vera collaborazione in questa direzione”.

*People working on computers in offices and virtual collaboration – Jabra’s Global Knowledge Worker Survey, 2023

**Jabra U&A Collaboration Study, 2022