Per tutti coloro che utlizzano Google app for Work per gestire la propria infrastruttura aziendale, vorrei presentare Insightly, un vero e completo sistema di PMF da utilizzare con il proprio profilo Google.
Cos’è un PMF
Iniziamo dalla base, un PMF, letteramente Project Management Framework è una piattaforma per la gestione di progetti, ovvero uno strumento che ha il doppio scopo sia di mantenere il management informato sullo stato dell’avanzamento dei progetti, sia di aiutare gli sviluppatori (che si tratti di programmazione software, installazione di condizionatori, evasione di pratiche burocratiche) a tenere aggiornata la percentuale del lavoro svolto, evidenziando i prossimi passi da effettuare.
L’amministratore avrà a disposizione un pannello di controllo avanzato in cui potrà selezionare ed invitare i collaboratori, dando loro un “livello” in modo da differenziare gli accessi e le aree di pertinenza di ogni collaboratore, indicando altresì i permessi di scrittura, lettura, modifica dei contenuti.
L’interaccia è molto user-friendly, intuitiva, semplice e pulita, in pieno stile web 2.0.
Insightly è suddiviso in:
- progetti
- attività
- opportunità di lavoro
Il progetto
Il progetto è un main container di attività, può essere assegnato a una persona di riferimento (project manager) ed è caratterizzato da uno stato principale che ne indica l’evoluzione, una percentuale di completamento, un titolo e una descrizione. Il project manager avrà facoltà di gestire le autorizzazioni e gli accessi al singolo progetto.
Le attività
Le attività rappresentano tutte le azioni da svolgere per completare il progetto. Si possono creare infinite attività per ogni singolo progetto e rappresentano le milestone stesse del progetto. Come il progetto, ogni attività ha un suo referente, una data di inizio e di fine, una percentuale di progresso. E’ inoltre, ed è fondamentale, possibile inserire aggiornamenti sotto forma di testo, immagini, video, documenti all’attività (direttamente linkandoli dal vostro account Google Drive aziendale), in modo da tenere tracciata qualsiasi attività svolta. Tutti i membri potranno viualizzare o commentare le attività, a seconda delle autorizzazioni fornite dal project manager.
Le opportunità di lavoro
Le opportunità di lavoro sono vere e proprie opportunità di business, ovvero quelle idee che potrebbero diventare nuovi progetti. Sono caratterizzate da una descrizione, tipologia di business, cliente, percentuale di buona riuscita dell’opportunità più una serie di dati economici che rappresentano l’affare legato all’opportunità.
Oltre a questo, Insightly ti permette di gestire i contatti di tutti i collaboratori e di tutte le organizzazioni con cui si a che fare, integrandosi con i contatti di google, e agisce sul calendario personale di google calendar con le date di fine attività e progetto.
Report e grafici
Insightly inoltre, fornisce un funzionale e potente strumento di reporting, generando grafici per ogni voce (progetto, attività, opportunità) in pivot con gli stati, le percentuali di completamento, il valore delle opportunità perse.
Confrontando Insightly con i principali competitors, lo trovo uno strumento davvero semplice da usare e perfetto per gestire le attività di sviluppo, marketing, gestione interna, non troppo dettagliato, risultando complesso e sufficientemente strutturato per un uso aziendale.
I report grafici sono poi una funzionalità davvero importante, sviluppata molto bene e permettono un colpo d’occhio immediato.
Quanto costa Insightly
Insightly è gratuito fino a 3 utenti, mentre costa 7 euro al mese per utente al superamento della soglia free. Non necessita di alcuna installazione e possiamo usarlo registrandoci con il nostro account Google Apps.
