L’arte di delegare (agli algoritmi)
I migliori task automator per delegare a dei software i nostri lavori più ripetitivi
Ragazzi, non scherziamo: lo smart working non è lavorare in modo più intelligente. È far lavorare qualcun altro al posto tuo.
Questa che è solo una battuta (io la chiamo tecnorisata) ha, in un certo senso, un fondo di verità. In questo articolo ti parlerò dell’arte di delegare. E non necessariamente a essere umani.
La matrice di Eisenhower
La prima volta che ho sentito parlare della matrice di Eisenhower ero ancora uno sbarbato, e forse la usavo per decidere se montare prima i Lego o leggere i Topolino. Scherzi a parte, si tratta di uno strumento molto utile per organizzare, quantomeno mentalmente, i propri impegni a seconda di urgenza e importanza. Tra i quattro quadranti della matrice ce n’è uno che riporta le cose urgenti ma non importanti: sono quelle da delegare.
Delegare a chi?
Non sempre puoi delegare a dipendenti e collaboratori. Perché la tua azienda è piccola e agli inizi, come una startup, o perché sei un libero professionista, come me. Ciononostante esiste sempre la possibilità di delegare a un essere umano, esternalizzare qualche servizio come la segreteria, la contabilità o altri compiti ripetitivi.
Anche in questo caso la tecnologia – Internet in particolare – ci viene in aiuto: esistono servizi online che permettono di delegare alcuni compiti come quelli di segreteria. Un esempio è Mysecretary.com. Un altro esempio? Non ho tempo si sbobinare il contenuto di un video per farne un articolo del mio blog o non sono in grado di creare jingle o fare caricature o altro: basta rivolgersi alla Gig Economy. Una piattaforma che uso molto è Fiverr.
Delegare a cosa?
Esistono invece molti altri compiti che possono essere automatizzati. Non servono gli umani! In questo caso non occorre tirare in ballo le leggi della robotica di Asimov. Sto solo parlato di task automator, strumenti che permettono di eseguire compiti meccanici e ripetitivi semplicemente impostando evento scatenante (trigger, in gergo), operazioni da fare e piattaforme coinvolte.
Personalmente uso molto Zapier (ma una valida alternativa, e viceversa, è IFTTT): per esempio tutte le volte che qualcuno mi cita in Twitter (senza menzionarmi) mi arriva un alert in email; oppure tutte le volte che qualcuno si iscrive a un mio forum i suoi dati finiscono in un foglio di Google Documenti; tutti gli allegati che arrivano da un certo mittente in mail finiscono direttamente in una cartella di Dropbox. Le app da integrare sono moltissime: da Asana a Slack, da SalesForce a Buffer (altro ottimo strumento per delegare la gestione dei nostri canali social).
L’evento
Parlerò di questi temi il prossimo 21 novembre a Milano, nel corso di un evento organizzato da TeamLeader. A questo indirizzo trovi il programma dell’evento “Word smarter” e il modulo di iscrizione.
